Каждая организация, отправляя работника в командировку, компенсирует его проживание в другом населенном пункте. Некоторые работники
имеют возможность остановиться у товарищей, тем самым сэкономив средства. Для экономии денег, а также возможности немного заработать, отчетные кассовые чеки отеля можно купить.Нередки случаи, когда сотрудник не владеет информацией о том, с какими документами отправляться в командировку и какие привезти с собой для отчетности. По этой причине могут возникнуть некоторые трудности. Важно ознакомиться с полным перечнем необходимой документацией и правильностью ее оформления.
Кассовый чек отеля
Чек отеля — отчетный документ, который содержит информацию об отеле. Численные данные кассового чека гостиницы отражают общую сумму сделки.
Для расшифровки указанных затрат отель должен выдавать дополнительные документы:
- счет-фактуру;
- счет, подтвержденный печатью отеля.
Важно не забыть перед выездом
Для получения сотрудником документа, подтверждающего деятельность отеля, перед выездом бухгалтеры должны предоставить доверенность и справку с требованием предоставления необходимой документации сотруднику.
Доверенность, оформленная на имя сотрудника, должна содержать данные:
- полный юридический адрес фирмы;
- полное название компании;
- Идентификационный номер и КПП организации.
После регистрации в отеле вы должны получить квитанцию или заключенный договор со следующими данными:
- информация об отеле;
- данные постояльца;
- номер комнаты и его краткая характеристика;
- цена одного дня пребывания в номере.
Пакет документов, который необходимо получить при выезде
При выселении из отеля сотрудник должен получить:
- чек и счет
- договор, подтверждающий оказание услуг;
- акт выполнения работ;
- прайс-лист с ценовой политикой гостиницы.
Если отель работает по УСН, при предоставлении доверенности, можно получить документ, свидетельствующий о работе без НДС.
Отель, не имеющий кассового аппарата, вместо чека предоставляет бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами:
- юридический адрес исполнительного органа;
- серия и номер документа;
- идентификационный номер налогоплательщика.
Документ, подтверждающий нахождение в отеле, сотрудник должен предоставить бухгалтерии для отчета о расходе денежных средств. Все документы должны быть оформлены без ошибок и опечаток.
Бухгалтерия проверяет подлинность данных документов. Информацию, указанную в кассовом чеке нужно сверить с данными, размещенными на официальном сайте отеля, позвонить в отель или отправить официальный почтовый запрос.
В случае расхождения данных сотрудник организации рискует остаться без возмещения командировочных средств. Поэтому нужно получать все необходимые документы, а также проверять правильность их оформления.
При отсутствии или утере какого-либо документа сотрудник компании будет оплачивать командировку из своего кармана.