Каждому, кому приходилось бывать в командировке, известно, как важно предъявить своему начальству документы, подтверждающие командировочные расходы. Как правило, их требуют предъявить по окончании поездки для того, чтобы отчитаться о произведенных выплатах в период командировки. При этом работник может рассчитывать на то, что, если реальные расходы во время командировки превысили выделенные командировочные средства, начальство должно возместить ему разницу. Впрочем, верно и обратное: если работник не сможет доказать документально проделанные расходы из выделенных ему командировочных средств, то остаток придется вернуть в кассу.
Вот почему так важно всегда иметь при себе хотя бы основные отчетные документы, подтверждающие командировочные расходы.
Какие документы необходимо предъявлять
Сотрудникам бухгалтерской службы предприятия, которое направило работника в командировку, необходимо предъявить следующую документацию:
- Относительно суммы затрат на проживание, на транспортные расходы, на питание и т.д.;
- Относительно затрат на коммуникацию: пользование Интернетом, мобильной и почтовой связью, и т.д.;
- Относительно затрат на ГСМ (топливо) – если сотрудник совершал поездку на автомобиле предприятия, либо на личном транспортном средстве.
Это основной перечень документов. Однако предприятие может попросить работника предъявить и иные документы для возможности возмещения расходов в период командировки. В этом случае перечень документов определяется внутренним распорядком предприятия.
Что же можно отнести к подтверждающим документам командировочных расходов? Это:
- Кассовые чеки, которыми можно подтвердить факт проживания в отеле или в гостинице;
- Проездные билеты и иные документы;
- Кассовые чеки, подтверждающие расходы на питание;
- Чеки – фискальные и кассовые — с автомобильной заправки;
- А также кассовые чеки, подтверждающие покупку тех или иных необходимых товаров и оказание услуг.
Помимо перечисленных документов, работники предприятия могут предъявить в бухгалтерию и иные отчетные документы. К примеру:
- Акт об оказании тех или иных услуг, которые будут одобрены бухгалтерией только тогда, когда они были скоординированы с руководством предприятия;
- Договор, подтверждающий аренду жилого помещения, заключаемый в том случае, если откомандированному сотруднику пришлось снимать жилплощадь вместо проживания в гостинице.
Эта документация должна содержать подробные сведения с указанием конкретных сумм расходов. Если таковые документы не были предоставлены работником, в бухгалтерии в праве отказать возмещение расходов.
Нужно иметь в виду, что отчетные документы для командировочных должны быть сданы в бухгалтерию точно в сроки, утвержденные трудовым законодательством. Все организации имеют право на то, чтобы откорректировать общепринятые временные периоды внутренними нормативными документами.
Будет лучше урегулировать этот вопрос сразу же после своего прибытия из командировки.