Что необходимо знать перед тем, как заказать оформление отчетных документов?

msk-chek.ru

Вам требуется справка, подтверждающая проживание в гостинице, а также гостиничные чеки, но вы не знаете, с чего начать? Главное, что нужно знать точно, — это то, что любую бумагу бухгалтерия вправе проверить. Особенно если вы привезете ей в отчете какой-то неведомый бланк неизвестной гостиницы с кучей сомнительных ляпов в оформлении. (Мы уже писали, что теперь гостиницы не обязаны использовать унифицированную форму 3-Г, а сами выпускают собственные бланки подтверждения пребывания постояльцев).

Впрочем, даже самый лучший бланк могут проверить случайной выборкой, а делается это легко и просто — сверкой реквизитов гостиницы, звонком в отель, наконец, письменным запросом проживания и регистрации в гостинице по книге учета постояльцев. Чтобы не случилось неприятностей, доверяться нужно серьезным компаниям, а еще неплохо подстраховаться следующим образом.

Что необходимо знать перед тем, как заказать оформление отчетных документов?

Готовьтесь заранее

В гостиницах могут быт разные системы налоговой отчетности, часть документов выдают только по доверенности. Поэтому заранее попросите в бухгалтерии доверенность и справку-требование, чтобы получить в случае необходимости счет-фактуру и справку нахождения на УСН. В гостинице вам обязаны выдать:

  • договор оказания услуг;
  • квитанцию об оплате с описанием номера (люкс, эконом и пр, стоимостью проживание в нем посуточно и пр.);
  • при выезде вы получите также счет, счет-фактуру (если гостиница работает с НДС), кассовый чек;
  • можно также попросить акт выполненных работ;
  • прайс-лист.

Если в гостинице нет кассового аппарата, вместо него должны дать бланк строгой отчетности со всеми реквизитами.

Что делать, если…

Но как быть, если в гостинице не выдают всех нужных вам документов? К примеру, российское законодательство предусматривает, что гостиницы могут работать и без выдачи кассового чека. Возникнуть могут и другие неприятные ситуации, в том числе и потеря отчетных документов. Как быть?

На помощь приходят специализированные компании, которые готовят все необходимые документы, чтобы вы смогла полностью отчитаться по расходам на проживание. При этом совершенно не помеха, если в гостинице вы не проживали вовсе, а останавливались у знакомых, родственников, друзей или жили в небольшой съемной комнатке, не имея при этом никаких отчетных документов. Ведь это вовсе не означает, что вы должны дарить сэкономленные таким образом деньги на своем отдыхе и комфорте, вместо того, чтобы получить их в качестве компенсации за полученные неудобства.

В этом случае самым лучшим выходом будет покупка гостиничного чека. Такой способ имеет ряд преимуществ, в числе которых — конфиденциальность услуги. Оформляя гостиничный чек и справку, вы должны понимать, что они являются:

  • точной копией оригинальных документов, так как готовятся по образцу настоящих гостиничных бланков;
  • изготавливая документы, компании учитывают свежие данные реестра предприятий. Поэтому можно не переживать о совпадении реквизитов и прочих данных настоящим гостиничным сведениям;
  • все реквизиты, как и печати полностью соответствуют настоящим.

Важно, что при выдаче такого чека сведения вносятся в гостиничную базу, а при запросе подтверждение факта проживания будет получен положительный ответ. Поэтому важно найти именно такую компанию, которая бы гарантировала не просто продажу гостиничного чека, а оформление документов с подтверждением.