В командировке — то есть поездке работника по служебному поручению вне места постоянной работы — человек несет определенные расходы. Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен подтвердить командировочные расходы, к которым относятся:
- оплата проезда на объект и по месту командировки;
- наем жилого помещения, как номера в гостинице, так и съемной квартиры или комнаты;
- услуги прачечной;
- суточные — расходы, которые возникают дополнительно в связи с нахождением вне постоянного места жительства;
- при выезде за границу оплачиваются расходы на оформление заграничных документов, провоза багажа, обмена валюты;
- посещение тематических мероприятий, которые связаны со сферой деятельности командировочного;
- страховой полис, если он необходим;
- иные расходы, которые работодатель может компенсировать по своему усмотрению (например, оплату сотовой связи, вызов и проезд на такси и пр.).
Питание в командировке не возмещается, так как суточные предполагают компенсацию этих затрат.
Как это оформляется документально?
В последние несколько лет отменено обязательное оформление командировочного удостоверения. Соответственно, отменены и такие документы, как командировочное задание и отчет по его выполнению. После их отмены только проездные документы определяют срок пребывания работника в отъезде по служебным делам. Но в отдельных случаях к документам прикладывается также служебная записка и отчет по оплате бензина, путевые листы и пр.
Опустим то, что в организации должно быть Положение о командировках, что работодатель принимает решение о направлении работника в командировку с указанием срока — это касается в большей степени документооборота организации, а не самого работника. Остановимся на том, что такое авансовый отчет о командировке, после которого работодатель принимает решение о компенсации ему понесенных в командировке расходов.
Авансовый отчет
Его работник предоставляет не позднее трех дней после возвращения из командировки. В него входят подтверждающие расходы документы:
- бланки строгой отчетности;
- квитанции;
- товарные и кассовые чеки из гостиницы для отчета;
- билеты и посадочные талоны;
- прочие документы.
Требования к проездным документам
Подтверждением транспортных расходов является билет на автобус, железнодорожный билет, а также авиатранспорт, к билету на самолет обязательно прикладывается посадочный талон. Если поездка осуществлялась на собственном автотранспорте, то предоставляются путевые листы и чеки ГСМ одновременно со служебной запиской установленной формы.
Если работодатель допускает оплату расходов на проезд на такси, то у водителя автомашины следует попросить квитанцию на оплату услуг и заказ-наряд.
Оплата проживания в командировке
Документальное оформление и учет командировочных расходов на проживание рассматриваются бухгалтерией особенно тщательно, ведь именно они составляют основную статью расходов. В документы для отчета входят квитанции, гостиничные чеки, бланки строгой отчетности (с выделенным НДС и реквизитами), которые администрация отеля может разработать самостоятельно. Некоторые дополнительные услуги также можно прилагать к отчетности, но не все. Так, не компенсируются следующие расходы:
- питание;
- посещение сауны или бассейна в гостинице;
- обслуживание в номере;
- поход в фитнес-зал и пр.
Суточные
Они начисляются бухгалтерией по предоставлению работником квитанции на проживание в Москве или ином городе. Размер суточных обычно определен в локальном нормативном акте организации или же в коллективном договоре.
Как рассчитываются суточные?
- Высчитываются суточные в соответствии с количеством дней, которые сотрудник провел в командировке, начиная с момента его отправки к месту назначения и заканчивая днем прибытия на рабочее место.
- Учитываются дополнительные затраты, возникшие в пути или по месту командировки, и могут быть подтверждены квитанциями и чеками. Если такие расходы были необходимы, то потраченные средства также возвращаются сотруднику.
- Сверхурочные – выплачиваются за праздничные или выходные дни, если таковые выпадают на время командировки.
По возвращению из поездки, командировочный должен в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет, проездные документы, квитанции, кассовые чеки и пр. бумаги.
В каких случаях командировочный предпочитает купить отчетные документы?
Существует несколько ситуаций, которые не позволяют командировочному получить или предоставить бухгалтеру нужную документацию:
- если сотрудник решил сэкономить на расходах и немного подработать на командировочных – проживал у родственников или знакомых, снимал место в хостеле или угол в квартире;
- если владелец гостиницы не подчиняется законодательству и не указывает все свои доходы в налоговой декларации, поэтому и выдает гостиничные квитанции и пр. документы не всем проживающим;
- если у командировочного были украдены документы, либо он их потерял.
Во всех этих случаях ни о каком возвращении расходов не может быть и речи. Исправить ситуацию поможет наша компания, которая изготовит полный пакет документов или отдельные бумаги в самые сжатые сроки. Это поможет избежать неприятного разговора с начальством, получение штрафа, а то и увольнения, обеспечит полную компенсацию потраченных средств.
Почему с нами выгодно работать
Мы изготавливаем настоящие документы – подтверждение командировочных расходов, которые имеют формат, используемый той или иной гостиницей в 2019 году, обязательно вносятся в книгу учета и реестр, всегда проходят бухгалтерскую и налоговую проверку. Если бухгалтер или налоговый инспектор потребуют подтверждения документации, то в короткие сроки организация получит заказное письмо с ответом, заверенным печатью отеля и реальной подписью управляющего гостиницей. Проверить подлинность документов можно и на специализированном сайте.
Кроме того, сотрудничество с нами имеет следующие преимущества:
- сжатые сроки исполнения заказа – один день или даже пара часов;
- бесплатная доставка бумаг к станции метро, дешевая – по указанному адресу;
- полная конфиденциальность сведений о заказчике;
- цены, доступные для клиентов с любым доходом;
- предоставление скидок для постоянных заказчиков;
- никакой предоплаты, услуга оплачивается при получении документации.
Заказать документы о подтверждении расходов на командировку можно по телефону, или заполнив форму на нашем сайте, отослав СМС. В заявке клиент должен указать личные данные – ФИО, дату и время заезда/выезда из отеля, наименование последнего, стоимость проживания в сутки.