Что такое чек отеля, зачем он нужен и где применим?

msk-chek.ru

В условиях современной жизни многие люди пользуются услугами отелей. Удобство данных услуг заключается в том, что приезжая в чужой город, человек без лишних хлопот может остановиться на несколько дней или часов в отеле.

Что такое чек отеля

В соответствии с действующим законодательством, отель должен предоставить постояльцу документ – чек отеля, подтверждающий проживание гости в определенный период времени и использование им иных услуг.

В бланке кассового чека должна быть указана следующая информация:

  • данные постояльца;
  • период проживания;
  • стоимость проживания в отеле;
  • контактные данные организации;
  • полное наименование отеля.

Для чего нужен чек отеля?

Чек отеля необходим сотрудникам, которых организация отправляет в командировку на сутки и более, для отчетности по расходам. Если сотрудник оплачивает проживание из собственных средств, работодатель должен возместить расходы, после предоставления всех необходимых документов. Сотрудник компании должен проверять правильность данных, указанных в документах. При неправильном оформлении, наличии ошибок или опечаток, документ считается недействительным.

Если чек отеля оформлен неправильно или утерян, можно обратиться к администрации отеля, отправив запрос по телефону, почте или интернету, с просьбой отправить электронный вариант дубликата кассового чека отеля.

Также чек отеля может понадобиться в следующих случаях:

  • сотрудник компании по каким-либо причинам не оформил необходимые документы, и сделать их уже невозможно;
  • человек остановился в более дешевом отеле или у друзей, снимает квартиру или комнату;
  • кассовые чеки отеля утеряны.

В случае возникновения необходимости, чеки отеля можно купить.

Особенности чеков отеля

Оформление кассовых чеков отеля должно выполняться в соответствии с действующим законодательством.

Существует два вида документов, подтверждающих проживание в отеле:

  • первичные;
  • вторичные.

К первичным документам относят бланк строгой отчетности, в котором должна содержаться следующая информация:

  • наименование отеля;
  • название организации;
  • реквизиты и контактные данные;
  • дата и время выдачи кассового чека;
  • стоимость оказанных услуг;
  • данные сотрудника, оформившего документ.

Группа вторичных документов должна предоставляться в бухгалтерию вместе с первичными документами. Эта документация не имеет строгой формы, имеет общую информацию о проживании гостя.

Такие документы имеют следующие данные:

  • данные гостя;
  • информация о времени и количестве дней, проведенных в отеле;
  • общая стоимость проживания;
  • стоимость номера в сутки;
  • оказанные клиенту, дополнительные услуги.

Для своевременной компенсации денежных средств сотрудникам, отправленным организацией в командировку, необходимо предоставить в бухгалтерию весь необходимый пакет документов.

Чеки отеля и другие сопутствующие документы обязательно должны иметь точную и правильную информацию о времени нахождения постояльца в отеле и стоимости оказанных услуг. В противном случае сотрудник компании может иметь сложности при возврате командировочных денежных средств.