Что учитывается при составлении отчетных документов?

msk-chek.ru

По возвращению из командировки работник обязан отчитаться по результатам поездки, после чего ему будет выплачена компенсация затрат, понесенных во время выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обычно в бухгалтерию предоставляют следующие сведения:

  • затраты на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и пр.);
  • стоимость проезда;
  • расходы на ГСМ, если поездка была на личном транспорте.

Какие документы учитываются при составлении отчета?

К документам, которые подтверждают понесенные работником командировочные расходы, относятся:

  • квитанции гостиницы и чеки по произвольной форме;
  • проездные документы (билеты на транспорт);
  • фискальный чек по затратам на автозаправочных станциях;
  • чеки оплаты связи.

Кроме того, учитываться могут иные расходы, которые понес работник, если это согласовано с руководителем и отражено в соответствующем локальном акте. К ним относятся акты о том, что работник получил какую-либо услугу, договор аренды жилья (применяется, если работник снимал не номер в гостинице, а комнату или квартиру).

 Важно! Очень важно помнить, что все документы принимаются только при наличии в них конкретных цифр понесенных расходов! Только в этом случае бухгалтерия сможет выплатить работнику компенсацию за понесенные им расходы. Важно и то, что документация подается не позднее трех дней после возвращения из командировки, хотя собственными локальными актами в организации могут вноситься изменения, так что проще не тянуть и сразу же после приезда урегулировать этот момент.

Что учитывается при составлении отчетных документов?

Если документ утерян или его нет

Короткий срок для подачи авансового отчета обусловлен не прихотью бухгалтерии, а налоговой отчетностью, которая имеет свои сроки, а малейшее нарушение грозит штрафом. Но как быть, если работник повредил или потерял документы? Восстановить их быстро не получится — гостиницы не очень охотно идут на выдачу дубликатов. Да и времени это занимает довольно много.

Как быть, если, приехав в Москву, человек не сумел найти гостиницу, а остановился у знакомых? Или снял комнату без документов? Значит ли это, что его вынужденная экономия обернется тем, что командировочные на проживание ему не оплатят?

Чтобы помочь человеку в данном вопросе, есть немало специальных служб. Они работают в больших городах и прочих населенных пунктах России. Суть их помощи — в оформлении отчетных гостиничных чеков с получением небольшой комиссии за услугу. Выбирая такую компанию в помощники, важно проверить правильность подготовленной ею документации.

В чем опасность?

Совсем недавно бланки гостиничных счетов считались документами строгой отчетности, и форма 3-Г была единственной, которая подтверждала получение гостиничных услуг работником в командировках. Так было до 2008 года, когда вышло Постановление правительства, которое разрешило гостиницам самостоятельно изготавливать документацию, подтверждающую факт проживания гостей. Именно это свобода и дала возможность некоторым нечистым на руку дельцам готовить сомнительные документы, подтверждающие проживание в гостинице. При этом проверить такие бумаги для бухгалтерии не составляет труда.

Чтобы не попасть в неудобную ситуацию, приобретая гостиничные чеки на стороне, нужно помнить, что гостиничные бланки счета должны содержать:

  • банковские и учредительные реквизиты;
  • сведения о сроках пребывания постояльца и его паспортные данные;
  • точную сумму проживания с указанием НДС;
  • подпись и синюю печать.

Оплата должна быть подтверждена приходным ордером или кассовым чеком.