Что учитывается при составлении отчетных документов?

По возвращению из командировки работник обязан отчитаться по результатам поездки, после чего ему будет выплачена компенсация затрат, понесенных во время выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обычно в бухгалтерию предоставляют следующие сведения:

  • затраты на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и пр.);
  • стоимость проезда;
  • расходы на ГСМ, если поездка была на личном транспорте.

Какие документы учитываются при составлении отчета?

К документам, которые подтверждают понесенные работником командировочные расходы, относятся:

  • квитанции гостиницы и чеки по произвольной форме;
  • проездные документы (билеты на транспорт);
  • фискальный чек по затратам на автозаправочных станциях;
  • чеки оплаты связи.

Кроме того, учитываться могут иные расходы, которые понес работник, если это согласовано с руководителем и отражено в соответствующем локальном акте. К ним относятся акты о том, что работник получил какую-либо услугу, договор аренды жилья (применяется, если работник снимал не номер в гостинице, а комнату или квартиру).

 Важно! Очень важно помнить, что все документы принимаются только при наличии в них конкретных цифр понесенных расходов! Только в этом случае бухгалтерия сможет выплатить работнику компенсацию за понесенные им расходы. Важно и то, что документация подается не позднее трех дней после возвращения из командировки, хотя собственными локальными актами в организации могут вноситься изменения, так что проще не тянуть и сразу же после приезда урегулировать этот момент.

Что учитывается при составлении отчетных документов?

Если документ утерян или его нет

Короткий срок для подачи авансового отчета обусловлен не прихотью бухгалтерии, а налоговой отчетностью, которая имеет свои сроки, а малейшее нарушение грозит штрафом. Но как быть, если работник повредил или потерял документы? Восстановить их быстро не получится — гостиницы не очень охотно идут на выдачу дубликатов. Да и времени это занимает довольно много.

Как быть, если, приехав в Москву, человек не сумел найти гостиницу, а остановился у знакомых? Или снял комнату без документов? Значит ли это, что его вынужденная экономия обернется тем, что командировочные на проживание ему не оплатят?

Чтобы помочь человеку в данном вопросе, есть немало специальных служб. Они работают в больших городах и прочих населенных пунктах России. Суть их помощи — в оформлении отчетных гостиничных чеков с получением небольшой комиссии за услугу. Выбирая такую компанию в помощники, важно проверить правильность подготовленной ею документации.

В чем опасность?

Совсем недавно бланки гостиничных счетов считались документами строгой отчетности, и форма 3-Г была единственной, которая подтверждала получение гостиничных услуг работником в командировках. Так было до 2008 года, когда вышло Постановление правительства, которое разрешило гостиницам самостоятельно изготавливать документацию, подтверждающую факт проживания гостей. Именно это свобода и дала возможность некоторым нечистым на руку дельцам готовить сомнительные документы, подтверждающие проживание в гостинице. При этом проверить такие бумаги для бухгалтерии не составляет труда.

Чтобы не попасть в неудобную ситуацию, приобретая гостиничные чеки на стороне, нужно помнить, что гостиничные бланки счета должны содержать:

  • банковские и учредительные реквизиты;
  • сведения о сроках пребывания постояльца и его паспортные данные;
  • точную сумму проживания с указанием НДС;
  • подпись и синюю печать.

Оплата должна быть подтверждена приходным ордером или кассовым чеком.