Для того, чтобы подтвердить факт проживания в гостинице, требуются специальные документы – чеки. Отели выдают их своим клиентам, которые находятся в рабочей командировке. Получив такие документы, человек имеет право предъявить их бухгалтерской службе своей организации. Это и есть гостиничные чеки с перечнем полезных сведений.
В чеке, выданном сотрудниками гостиницы, указывается:
• Продолжительность аренды номера клиентом – от времени заезда до момента выезда;
• Паспортные данные постояльца
• Стоимость оказанных услуг из расчета за сутки
• Дополнительные расходы клиента, связанные с проживанием в данной гостинице и городе:
— бронирование номера, страховка
— парковка автомашины
— счета из гостиничного кафе или бара
— бытовые услуги – прачечная, телефон, кабельное ТВ
— сопровождение из пункта прибытия в город (вокзал, аэропорт) до указанного отеля
Материальные затраты, связанные с командировкой, могут быть возмещены работнику на основании предъявленного документа. Любые гостиничные чеки должны быть заверены реквизитами объекта размещения, печатями, подписями, штампами.
Виды чеков и других прилагаемых документов
Гостиничные чеки могут быть:
— заполненными вручную на специальных бланках по форме 3-Г;
— распечатанными из компьютерной программы, обслуживающей деятельность гостиницы
При оплате услуг наличными либо банковской карточкой гость получает бланк отеля и чек. Если расчет осуществляется безналичным способом (по счету в банке), то к основным бумагам могут прилагаться счет-фактура и подписанный акт выполненных работ.
В перечень дополнительных документов обычно входят:
— кассовые чеки, подтверждающие факт оплаты
— прейскуранты;
— справки (для работников государственных предприятий и учреждений)
Все гостиничные чеки вносятся в информационную базу отеля и могут быть оперативно проверены по запросу бухгалтерской службы организации, которая отправила клиента в командировку. Можно ли получить такие документы, не проживая фактически в гостинице? Теоретически – нет, но на практике возможно все.
Напрямую договориться с администратором отеля вряд ли удастся. Работники уважаемых организаций очень боятся штрафов и увольнения с хорошего места. В свою очередь, вам по каким-то причинам невыгодно поселяться в гостинице. Есть вполне легальные способы получить подлинные документы. Этим занимаются специальные сервисы, которые гарантируют 100%-нтную достоверность бумаг и данных, прошедших по информационным базам отелей.