Как получить документы, подтверждающие проживание в командировке?

msk-chek.ru

Любой сотрудник, побывав в служебной поездке, обязан по возвращении сообщить руководству не только о результатах, но и издержках.

Сообщаемые сведения касательно расходов непременно должны подтверждаться документами. В случае их отсутствия либо неправильного оформления, работодатель вправе отказаться от возмещения. Следовательно, отправляясь в командировку, необходимо точно знать, как официально подтвердить проживание в гостинице во время командировки, а также проследить за тем, чтобы они были правильно оформлены.

Документы, подтверждающие проживание сотрудника в командировке

В числе документов, которые работник предоставляет после возвращения из командировки вместе с авансовым отчетом, входят и бумаги, подтверждающие аренду жилого помещения. Если сотрудник предприятия проживал в гостинице, то обязан предоставить договор, в котором указаны предоставленные гостиничные услуги.

По желанию командированный сотрудник может предпочесть жить в квартире. В этом случае руководству необходимо предоставить договор найма жилого помещения. Арендованная квартира непременно должна соответствовать условиям, оговоренным в 35 главе Гражданского Кодекса.

Важно учесть, что внесенные Министерством Финансов изменения существенно облегчили командировки. Отчетные документы стали определяющими в выявлении срока пребывания в служебной поездке.

Проездные документы являются основным доказательством расчета срока пребывания в командировке. В случае их утери теперь разрешено предоставлять копии билетов, которые зачастую остаются у транспортной организации.

Дубликаты будут рассматриваться в том случае, если содержат все необходимые реквизиты для идентификации лица, совершающего поездку в командировку.

Оплата гостиничных услуг

Оплату проживания командированного на срок служебной поездки производит организация, отправляющего сотрудника в служебную командировку. Принимая номерную оплату, отель обязан выдать соответствующий чек. Так можно подтвердить расходы на проживание.

В случае найма для жилья на период служебной поездки квартиры командированный может подтвердить расходы, предоставив расписку от арендодателя, в котором будет подтверждаться факт принятия денежных средств и размер оплаты.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Чаще всего сотрудников бюджетных организаций, отправляющихся в командировку, интересует, какой код КОСГУ регулирует расходы на проживание сотрудников в служебной поездке. Важно учесть, что плату за проживание в гостинице регламентирует 212 подстатья «Прочие выплаты».