Как происходит оформление документов для командировки сотрудников

msk-chek.ru

Многим работникам коммерческих и государственных предприятий время от времени приходится отлучаться в командировку. Для получения в дальнейшем компенсации понесенных трат важно, чтобы все документы были оформлены правильно. Однако далеко не все работодатели и сами работники знают, как это делается.

Как же происходит оформление документов для командировки сотрудников предприятия?

Необходимые документы

Так, чтобы пребывание работника в командировке было законным и человек мог претендовать на последующую компенсацию расходов, для этого руководством или бухгалтерией оформляются следующие документы:

  • Приказ. В документе указывается длительность, место и цель поездки. Важно, чтобы сотрудник предварительно ознакомился с приказом и подписал официальное согласие на командировку, или отказ от нее. При этом стоит учитывать, что отказаться могут только определенные категории работников, другим за отказ от поездки грозит увольнение. Для приказа используется специальная форма, утвержденная государственными органами. Также заполнить данные можно в произвольной форме.
  • Путевой лист. Для персонала, который пользуется во время командировки собственным автотранспортом, необходимо заполнение данного документа. В нем указывается государственный номер транспортного средства, данные ее владельца, город или страна поездки, цель и прочие данные.
  • Служебная записка. Для тех сотрудников, которые в поездке пользовались такси или брали транспортное средство в наем без этого документа не обойтись.
  • Авансовый отчет. Документ применяется для подтверждения всех командировочных услуг. К нему прилагаются соответствующие квитанции и чеки на все затраты, которые человек понес во время поездки. При этом стоит учитывать, что выплаты за питание, услуги баров, ресторанов и т.д. даже при наличии счетов и квитанций не производятся. Питание может быть оплачено из суточных, которые сотрудник получает до или по возвращении из командировки.
  • Табель. При отправке сотрудника в командировку ведется табель учета времени. В нем отмечаются все дни, которые человек провел в поездке. При этом рабочие и выходные отмечаются разными буквами или цифрами.
  • Журнал. Также ведется журнал учета персонала, который отбыл в командировку. Такой документ используется только в случае, если он утвержден в нормативном акте предприятия. При отсутствии утвержденной формы от использования журнала можно отказаться. Однако для удобства учета его лучше все-таки вести.

Прежде чем отправиться в командировку сотрудник получает денежные средства в установленном размере. При получении ему необходимо расписаться в соответствующей ведомости. После возвращения в бухгалтерию предоставляются документы, подтверждающие все траты. Они также должны быть заполнены правильно.

В последнее время процедура оформления бумаг для командировки значительно упростилась. Из нее исключена масса документов, заполнение которых еще несколько лет назад было обязательным.