Очень хорошо, если в организации работает опытный бухгалтер, который знает, как готовить документы для командировки. Но, при нынешней
нестабильной ситуации, владельцам малого бизнеса просто необходимо разбираться в официальных бумагах.Процедура осуществляется в несколько этапов:
- Вначале готовиться приказ о командировке (формы Т-9), в котором содержится следующая информация:
- Инициалы работника, которого отправляют в командировку.
- Его табельный номер.
- Занимаемая им должность.
- Подразделение, в котором он работает.
- Цель поездки (семинар, заключение договора).
- Место прибытия.
К приказу должен прилагаться документ, подтверждающий цель поездки.
- Работодатель заботится о билетах для командированного сотрудника, бронирует номер гостиницы.
- Сотрудник подписывает приказ на командировку.
- Перед выездом он получает суточные командировочные.
По инициативе работодателя выданные на командировку средства могут превышать установленные тарифы. Но, в этом случае дополнительные средства вносятся в бюджет НДФЛ.
- Зарплата командированному сотруднику зачисляется по месту основной его работы. Она включает средний заработок, умноженный на количество суток, проведенных в деловой поездке.
- По возвращению из деловой поездки работник организации заполняет авансовый отчет, включающий стоимость билетов, гостиничный чек.
- При необходимости он должен подготовить отчет о том, достигнута ли цель командировки?
По приезду сотрудник оформляет удостоверение, составляя подробный отчет о достижении цели поездки.
К авансовому отчету обычно прилагаются документы, которые подтверждают, что сотрудник действительно находился в том месте, куда его направили. Об этом свидетельствуют проездные документы, которые должны сохраняться в течение всего времени пребывания в другом городе.
Какие моменты следует учитывать при оформлении командировки?
Нормативные документы не содержат цель командировки, поэтому, задачи сотрудника определяет работодатель.
При составлении приказа следует учесть следующие моменты:
- цель поездки соответствует обязанностям сотрудника;
- сотрудник предприятия обязан возвратиться из командировки сразу по достижению цели поездки;
Оформление деловой поездки для руководства фирмы
Руководители и замы предприятия отправляются в другие города и страны с целью:
- проведения переговоров со своими партнерами;
- участия в официальных и торжественных мероприятиях;
- заключения контрактов со своими деловыми партнерами;
Зачастую, командировку оформляют по особым распоряжениям, где, аналогично с приказом, указываются инициалы руководителя и цель поездки сотрудника.
При заполнении документов нужно быть предельно внимательными, поскольку, ошибка в этом деле может стоить вам больших финансовых растрат.