Многие гостиницы в своей повседневной работе с клиентами используют для ведения и учета финансов так называемые бланки строгой отчетности, которые определяются постановлением РФ № 359 от 06.05.2008 года. Номер по классификатору общероссийскому услуг, оказываемых населению, — 062100 — Услуги гостиниц и прочих средств размещения.
Требования к квитанции гостиницы
Каждая гостиница в праве определять свои собственные стандарты на ведение квитанций об оказанных услугах. Это приводит к тому, что в настоящее время насчитывается большое число самых разных бланков. Однако это вовсе не означает, что нет единых требований к их оформлению. Так или иначе, при всем разнообразии квитанций, в них должны в обязательном порядке присутствовать следующие данные:
- Наименование учреждения – гостиницы, мотеля и т.д.;
- Код вида оказанных услуг;
- Порядковый номер квитанции. Согласно установленным на территории РФ Правилам, он должен быть шестизначным;
- Юридический адрес учреждения с контактными данными;
- Индивидуальный налоговый номер учреждения;
- Номер выданной квитанции и дата выдачи;
- Также в квитанции должны быть указаны ФИО плательщика, название организации, его направившей;
- Перечень оказанных услуг с указанием их стоимости;
- Итоговая сумма платы за оказанные услуги;
- Печать учреждения, выдавшего квитанцию, подпись сотрудника этого учреждения с расшифровкой инициалов.
Также в квитанции могут присутствовать данные относительно способа оплаты – через банковскую карту, наличными денежными средствами и т.д.
Кроме указанных выше данных, каждая гостиница может вводить дополнительные пункты в свои квитанции. Однако обязательным требованием для них является и то, что они – будучи документами строгой отчетности – должны быть отпечатаны типографским методом. Не допускается выпуск квитанций БСО на обычной офисной технике.
Иногда отдельно указывается информация о форме, по которой была оформлена квитанция. Это не предусматривается в том случае, если гостиничное учреждение разработало собственные стандарты оформления квитанции за оказанные услуги.
Дополнительно каждая гостиница может применять те или иные средства защиты подлинности своих документов.
К выданной квитанции может прилагаться кассовый чек – для дополнительного подтверждения подлинности документа и произведенных оплат.
Данную квитанцию необходимо предъявить в бухгалтерию в установленные предприятием сроки. Как правило, они составляют три дня с момента окончания командировочного срока. В противном случае предприятие в праве отказать работнику в выплате командировочных.
Нужно иметь в виду, что возмещение оплаченных услуг, указанных в гостиничной квитанции, возможно лишь в том случае, если таковые были обусловлены производственными надобностями, либо если были заранее оговорены и согласованы с руководителем предприятия и с бухгалтерией.