Как выглядят отчетные документы гостиницы за проживание и что на них представлено

Все работники, направленные в командировку, должны в обязательном порядке по возвращении предоставить отчеты в бухгалтерскую службу о своих расходах, понесенных в период пребывания в командировке. В первую очередь, необходимо предоставить отчетные документы за проживание. Ведь именно эта статья расходов и относится к основной. Отсутствие этих документов, либо их неправильное оформление может за собой повлечь отказ в возмещении расходов работодателем.

Документы для подтверждения проживания в командировке

Обычно к документам, которые подтверждают факт проживания сотрудника предприятия в гостинице, относят:

  • Счет по специальной гостиничной форме 3-Г;
  • Фискальные кассовые чеки;
  • Прейскурант цен на номера в гостинице;
  • Акты о выполнении работ.

Также в перечень отчетной документации, которую откомандированный работник должен предъявить в бухгалтерию сразу после возвращения из служебной поездки, могут укладываться:

  • акты, составленные в ходе оказания работнику определенного вида услуг. Их можно считать основными, если они отвечали цели поездки или были своевременно прописаны приказом о назначении работника в командировку;
  • договор аренды жилого помещения. Данный документ подается в том случае, если работнику пришлось снимать по тем или иным причинам жилье, а не жить в гостинице.

Наиболее важным документом, который подтверждает факт проживания сотрудника в гостинице, является кассовый чек, выданный непосредственно в гостинице.

Здесь должно быть в обязательном порядке указано, когда сотрудник поселился в гостинице, а также когда отбыл оттуда. Кроме того, указываются ИНН гостиницы, ее реквизиты и прочая техническая информация – например, серийный номер кассового аппарата, ленты и т.д.

В отдельных случаях здесь могут быть указаны условия проживания в гостинице, перечень оказанных услуг. Однако это не является обязательным требованием. К тому же, как правило, услуги, оказанные работнику гостиничными службами, не проводятся по бухгалтерским отчетам. Обычно перечень этих услуг указывается в так называемой вторичной кассовой документации.

Гостиница должны выписать кассовый чек или ордер, либо какой-либо другой документ строгой отчетности. Здесь будут отдельно подтверждены все произведенные сотрудниками расходы во время командировки.

Что же касается того, к какому коду КОСГУ следует отнести оплату проживания работника бюджетного учреждения, то, согласно приказу Минфина РФ от 01.07.2013 N 65Н, эту расходную статью следует включить в подстатью 212 «Прочие расходы».