Проблема многих компаний, в особенности молодых, в отсутствии обратной связи с правящими кругами. Для эффективной работы необходимо постоянно сверять планы каждого отдельного звена компании, планировать и контролировать весь процесс развития бизнеса. Для этого и создают отчетные документы и проводят собрания, однако, не все знают, как это делать с пользой.
Для чего необходимо собрание?
Компания с большим будущим та, в которой все сотрудники находятся на равных. Тогда у работников создается ощущение собственной значимости, они знают, что их голос решает. Энтузиазм в подобных фирмах буквально пылает ярким пламенем, а отчетные документы несут только с позитивными результатами. Получить такой эффект можно исключительно благодаря поддержанию связи со всеми элементами предприятия.
Совещание, либо собрание всех сотрудников в одну кучку, — это отличное решение вопроса по поводу поддержания командного духа. Проводить общие мероприятия необходимо каждый раз, когда руководство планирует принять серьезные меры, касательно развития компании, либо даже когда нет никаких идей о ближайших планах. Когда все люди с единой целью собираются в одном месте, начинается настоящий мозговой штурм и генерация гениальных идей. Именно для этого и предназначено собрание.
Как провести собрание эффективно?
Самая большая ошибка на совещаниях – это превращение общего действа в монолог. Руководитель, разумеется, должен подготовиться к мероприятию, составить план своей речи, возможно, подготовить отчетные документы за прошедший квартал. Но очень большой ошибкой является чрезмерная подготовка, когда директор организации буквально на зубок рассказывает материал. Беседа должна быть живой и двухсторонней!
Формула эффективного собрания: меньше утверждений, больше вопросов. Лучшая подготовка к такому мероприятию – это формулировка вопросов для сотрудников. Тем плодотворней будет совещание, чем больше людей выскажет свою точку зрения. Таким образом, сформируется некий костяк общего настроения, и руководитель будет уверен, что всех устраивает инициатива.
Очень часто удавшееся на первый взгляд совещание, не приносит ожидаемой пользы – разговоров было много, а материализация не произошла. В обязательном порядке необходимо попросить одного из сотрудников создать отчетные документы по проведенному событию. Самый оптимальный вариант – это съемка собрания – тогда и материал для полки с историей компании будет, и идеи сохранятся в оригинальном виде.
Собрание должно поставить все точки над і: мероприятие должно закончиться формулировкой окончательного вывода и благодарностью руководителей!