Каковы правила оформления отчетных документов и чем чревато их несоблюдение

В последнее время правила для оформления командировочной отчетной документации менялись неоднократно. Но сегодня эти правила значительно упростились как для работника, так и для работодателя. Тем не менее, важно строго их придерживаться.

Основные правила оформления учетной документации

Согласно общим правилам, которые были установлены в статье за номером 168 ТК РФ, в случае назначения работника в командировочную поездку, работодателем должны возместиться ему такие расходы, как:

  • Проездные расходы;
  • на найм жилого помещения;
  • так называемые суточные расходы (в них входит и питание);
  • а также прочие финансовые расходы, согласованные с директором и бухгалтерией.

Порядок выплат, как и размеры возмещенных расходов, связанных со служебной поездкой, определяются коллективным договором или же локальными нормативными актами компании.

Документальное оформление командировочной поездки в себя включает три этапа:

  • подготовку документов для направления работника в служебную командировку;
  • сбор подтверждающих документов;
  • а также предоставление авансового отчета.

Что же касается требований к оформлению конкретных документов, то вот они.

Авансовый отчет. Работник предоставляет его не позднее 3-х дней после возвращения. В него входят документы, подтверждающие расходы:

  • те или иные бланки строгой отчетности;
  • всевозможные квитанции;
  • кассовые и товарные чеки;
  • билеты.

Требования к проездным документам. Они являются подтверждением произведенных транспортных расходов. При этом к билету на самолет прикладывается посадочный талон.

Оплата проживания в командировке – это основная статья расходов. В документы для отчетности входят квитанции, а также бланки строгой отчетности (с выделенными НДС и реквизитами гостиницы). Не компенсируются следующие расходы:

  • питание, так как оно включено в так называемые «суточные»;
  • посещение саун или бассейнов в гостинице;
  • дополнительное обслуживание в номере;
  • походы в фитнес-центр и др.

Суточные начисляются бухгалтерией после предоставления работником квитанции на проживание в городе. При этом в расчет берутся как рабочие дни, так и выходные. Размеры суточных выплат обычно определены в локальных нормативных актах предприятия.

Что грозит за несоблюдение

В случае, если не были соблюдены все правила оформления указанной документации, то работнику это может грозить отказом в возмещении расходов в командировке. В отдельных случаях администрация предприятия может даже наложить штраф или выговор сотруднику.

А вот что касается самого предприятия, то, поскольку данные документы относятся к строгой отчетности в плане налогового обложения, даже самое незначительное расхождение в суммах может послужить причиной для наложения на предприятие или руководителя крупных штрафных санкций.