На что обратить внимание при оформлении документов, подтверждающих командировку?

msk-chek.ru

Два года назад Правительством РФ были внесены поправки в Положение о направление на служебную командировку. Согласно изменениям из обихода вышли определения «командировочное удостоверение», «служебное задание» и т.д.

На любом предприятии, сотрудники которого могут направляться в служебные поездки, разрабатывается нормативный акт, регламентирующий оформление, сроки, порядок и любые связанные с командировкой проблемы.

На сегодняшний день Положение предусматривает все нюансы и не требует дополнительной корректировки.

Причины командировок

По новой версии, сотрудники отправляются в командировку на основании решения работодателя на некоторый период для выполнения должностного поручения. Поездка сотрудника в представительство или филиал также является командировкой.

На текущий момент Положение не оговаривает, как следует зафиксировать волеизъявление руководителя.

Прежняя редакция предписывала указание срока поездки в нескольких бумагах:

  • служебное задание;
  • приказ о направлении;
  • командировочное удостоверение.

По последним правкам эти документы упразднены, за исключением Приказа. Его непременно нужно издавать на бумаге.

Отметим, что ранее Налоговая служба не считала обязательным подтверждение факта служебной поездки. Налоговый кодекс официально подтвержденными расходами признает тогда, если есть бумаги, подтверждающие этот расход. К таковым следует отнести и приказ о командировке, и проездные документы.

Таким образом, фиксирование приказа на бумаге и подтверждение периода служебной поездки проездными документами приобретают обязательный характер.

Срок командировки

До редакции Положения действительный период служебной поездки подтверждало командировочное удостоверение.

Иногда указывать прибытие или отбытие с пункта командировки не представлялось возможным. В таком случае, факт командировки подтверждается:

  • приказом;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, где значились числа приезда и выезда из места командировки;
  • счетом из гостиницы.

Важно заметить, что по новому Положению период служебной поездки оговаривается в проездных документах. Важно учесть, что Приказ оговаривает лишь период, счет гостиницы указывает только на дни проживания, проездные же включают весь срок.

Важно обратить внимание, что Министерство Финансов в качестве подтверждения допускает предоставление копий проездных документов, или билета, который остается у транспортной организации, при этом дубликат должен содержать необходимые реквизиты для идентификации физического лица, а также маршрут, стоимость и дату.

В случае отправления в служебную поездку на собственной машине, период оговаривается в служебной записке совместно с чеками и иными подтверждающими применение транспорта. Весь пакет предоставляется бухгалтеру.