На что обратить внимание при проверке чека отеля?

msk-chek.ru

Каждая организация, отправляя работника в командировку, компенсирует его проживание в другом населенном пункте. Некоторые работники имеют возможность остановиться у товарищей, тем самым сэкономив средства. Для экономии денег, а также возможности немного заработать, отчетные кассовые чеки отеля можно купить.

Нередки случаи, когда сотрудник не владеет информацией о том, с какими документами отправляться в командировку и какие привезти с собой для отчетности. По этой причине могут возникнуть некоторые трудности. Важно ознакомиться с полным перечнем необходимой документацией и правильностью ее оформления.

Кассовый чек отеля

Чек отеля — отчетный документ, который содержит информацию об отеле. Численные данные чека отражают общую сумму сделки.

Для расшифровки указанных затрат отель должен выдавать дополнительные документы:

  • счет-фактуру;
  • счет, подтвержденный печатью отеля.

Важно не забыть перед выездом

Для получения сотрудником документа, подтверждающего деятельность отеля, перед выездом бухгалтеры должны предоставить доверенность и справку с требованием предоставления необходимой документации сотруднику.

Доверенность, оформленная на имя сотрудника, должна содержать данные:

  • полный юридический адрес фирмы;
  • полное название компании;
  • Идентификационный номер и КПП организации.

После регистрации в отеле вы должны получить квитанцию или заключенный договор со следующими данными:

  • информация об отеле;
  • данные постояльца;
  • номер комнаты и его краткая характеристика;
  • цена одного дня пребывания в номере.

Пакет документов, который необходимо получить при выезде

При выселении из отеля сотрудник должен получить:

  • чек и счет
  • договор, подтверждающий оказание услуг;
  • акт выполнения работ;
  • прайс-лист с ценовой политикой гостиницы.

Если отель работает по УСН, при предоставлении доверенности, можно получить документ, свидетельствующий о работе без НДС.

Отель, не имеющий кассового аппарата, вместо чека предоставляет бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами:

  • юридический адрес исполнительного органа;
  • серия и номер документа;
  • идентификационный номер налогоплательщика.

Документ, подтверждающий нахождение в отеле, сотрудник должен предоставить бухгалтерии для отчета о расходе денежных средств. Все документы должны быть оформлены без ошибок и опечаток.

Бухгалтерия проверяет подлинность данных документов. Информацию, указанную в кассовом чеке нужно сверить с данными, размещенными на официальном сайте отеля, позвонить в отель или отправить официальный почтовый запрос.

В случае расхождения данных сотрудник организации рискует остаться без возмещения командировочных средств. Поэтому нужно получать все необходимые документы, а также проверять правильность их оформления.

При отсутствии или утере какого-либо документа сотрудник компании будет оплачивать командировку из своего кармана.