У каждого гражданина есть право получить компенсацию за проживание в гостинице, если проживание было связано с командировкой. Согласно законодательству, есть целый ряд нормативных документов, которые нужно предоставить в бухгалтерию, чтобы получить возмещение расходов.
Какие документы не вызовут вопросов у бухгалтерии и налоговой?
Контрольно-кассовая аппаратура выдает квитанции и чеки, которые подойдут для отчетности. Если выбивается квитанция через кассовый аппарат, то его обязательно должен сопровождать счет. В нем отражаются все услуги, которые получил постоялец гостиницы. Если сотрудник компании предъявляет кассовый чек без счетов за услуги, то бухгалтерия вправе отказать ему. Для налоговой инспекции одного чека будет недостаточно.
Гостиница может разработать свою форму квитанции, которая имеет строгую форму, соответствующую требованию государства. Такой документ может иметь название: квитанция, ваучер, гостиничный чек и другие. До 2009 года применялась форма 3 – Г, но в данный момент она не актуальна.
Какие требования делают квитанцию настоящим документом?
- Реквизиты: название документа, номер квитанции из 6 цифр, серия документа, название размещающей организации (или предоставляющей услуги), идентификационный код гостиницы, ее адрес и печать.
- Бланк квитанции должен быть выпущен на типографии. Он проходит особую процедуру фиксации с помощью автоматизированных систем. Документ, составленный на компьютере и распечатанный на принтере не будет иметь юридической силы.
Работник может предъявить в бухгалтерию квитанцию с нарушением основных требований. У этой ситуации может быть 2 исхода:
- Бухгалтерия отказывает в оплате проживания в гостинице и сохраняет хорошие отношения с налоговой инспекцией.
- Бухгалтерия может принять документ, возместить проживание. Но налоговая инспекция при проверке может обоснованно предъявить претензии к предприятию. В суде компания может обжаловать решения налоговой инспекции.
Второй вариант рискованный – компания может потерять хорошую репутацию перед налоговой и понести ущерб в виде судебных издержек. Работник должен хорошо оценить свою незаменимость для компании, решая брать квитанцию, не соответствующую требованиям государства.
Если работник компании предоставляет документы без чека контрольно-кассовой техники, они могут быть приняты и оплачены. Хотя налоговая инспекция может посчитать, что был нецелевой расход средств. Были прецеденты, когда суд решал дело в пользу компании.
Что делать, если квитанции были утрачены?
В таком случае делается запрос в гостиницу. Она должна предоставить справку о том, что у них был клиент, который оплатил определенные услуги. Гостиницы хранят данные о жильцах в течение 1 месяца. Поэтом затягивать с процессом восстановления документов просто нельзя.