Отчетные документы за проживание в гостинице

msk-chek.ru

Трудно не согласиться с тем фактом, что работа в современном бизнесе не может обойтись без командировок. Естественно, цель поездок может быть самой разной: заключение договоров, деловые встречи с партнёрами, участие в выставках и так далее. После служебной поездки сотрудник обязан предоставить отчёт в бухгалтерию о тех расходах, которые были произведены. Необходимо отметить, что длительность командировки влияет на затраты компании. Соответственно оформление командировочных документов должно быть правильным и грамотным.

 

В расходы компании входят различные финансовые траты, особенно место, занимает – размещение сотрудников в гостиничных номерах. Перед тем, как заселиться в ту или иную гостиницу, важно уточнить порядок заселения и процесс расчёта. Важно узнать или выдают постояльцу чек с подтверждением. Гостиничный чек представляет собой документ, который выдают объекты размещения всем своим постояльца. Он позволяет подтвердить, что сотрудник компании посещал определённый город и проживал в конкретном отеле.

Повысьте уровень своей командировки. Изготовление гостиничных чеков.

Порядок оформления командировочных документов

Для того, чтобы все ваши затраты на проживание были легальными и признаны бухгалтерией вашей организации, необходимо получить в гостинице такие документы:

  • чек;
  • акт предоставленных услуг;
  • справка о проживании.

Запомните, если в чеке может присутствовать только цена услуг и дата их предоставления, то в справке указывается ваша фамилия, инициалы, дата проживания, а также перечень услуг и общая стоимость. Справка и акт должны оформляться на специальном бланке гостиницы, иметь печать, подпись.

Сегодня многие гостиницы заранее готовят выше перечисленные документы в стандартной форме и выдают клиентам во время расчёта за проживание. Но не стоит на это рассчитывать, лучше заранее оговорить все тонкости и нюансы наличия командировочных документов.

Справка из гостиницы

Обязательно согласовать временные рамки оказания услуги. Это своего рода гарантия того, что справка о проживании в гостинице будет расценена как подлинная, и у бухгалтерии не будет поводов направлять запросы или в телефонном режиме проверять факт заселения. О приобретении подобного документа лучше позаботиться заранее. А лучше тогда, когда будет принято решение жить не в гостинице, а находить место обитания самостоятельно. Ведь вполне вероятно, что по прибытии бухгалтерия может проверить факт заселения своего сотрудника в отель. И к тому времени его фамилия уже должна быть внесена в соответствующие реестры. Если для вас в таких нюансах разобраться сложно, то мы все возьмем на себя.

Подводя итоги, стоит отметить, что гостиничные чеки – это официальное подтверждение того, что сотрудник компании потратил денежные средства на проживание в гостинице. Именно на основании подобных чеков проводится возврат командировочных финансов. Так что, тут очень важно, чтобы вся командировочная документация была оформлена соответствующим образом, по определённым требованиям и стандартам.

Статьи по теме:

Важные аспекты при оформлении справки о проживании в гостинице

Каким требованиям должна отвечать справка о проживании в гостинице?

Что представляет собой справка о проживании в гостинице?