Отчетные документы

Уезжая в другой город по рабочим вопросам, сотрудник где-то должен остановится и пребывать там нужное ему время. Оптимальным вариантом будет забронировать номер в гостинице, которая потом сможет подтвердить это документально. Отчетные документы по командировочным с гостиницы — это кассовые чеки и счета на оплату. Но бывают случаи, когда гостиницы не работают с кассовыми аппаратами и не являются юридическим лицом. Как поступить работнику в такой ситуации?

Во первых, необходимо попросить администратора или менеджера отеля выписать счет в произвольной форме и подтверждение того, что счет оплачен. Здесь нужно быть крайне внимательным и лично проследить за правильный составлением счета и проконтролировать наличие всех необходимых данных. В счете произвольной формы обязательно указывается:

— наименование, физическое и юридическое место нахождение;
— идентификационный номер предпринимателя;
— номер, серия свидетельства об уплате налогов;
— услуга, которая оказывалась;
— сумма услуги;
— срок пребывания работника в отели;
— его личные данные.

Если дополнительно предоставлялись услуги, то их тоже стоит упомнить и их указать стоимость. Обычно, в гостиницах дополнительно предоставляются услуги стирки, утюжки…Эти отчетные документы подаются в бухгалтерию, по приезду, вместе с копией свидетельства об уплате налогов предпринимателя, который принимал сотрудника. Если отчетные документы в норме, то вопрос о возмещении денежных командировочных средств не возникает.

Как вернуть потраченные средства, если сотрудник проживал не в гостинице
Такие ситуации также достаточно распространенные. Если у сотрудника в городе, в котором состоится рабочий визит, имеются родственники или друзья, где можно остановится, то они не могут дать ему ни чека, ни счет на уплату. А сам сотрудник не хочет терять деньги, отведенные на командировку. В такой ситуации тоже есть выход — это приобрести отчетные документы в специальных компаниях или посредников. Практически в каждом большом городе можно найти таких посредников.

Они могут, за определенную плату, продать сотруднику реально существующий чек и счет на оплату с гостиницы. Такие посредники сотрудничают с гостиницами и каждый имеет из этого свою выгоду. Цена на эти отчетные документы будет зависеть от общей стоимости, которая указана в чеке. Обычно они просят от трех до десяти процентов. Это достаточно заманчивое предложение, так как в любом случае все остаются довольны. Но этот риск не всегда оправдан.

Прежде чем иметь дело с такими посредниками, стоит удостовериться в их надежности и в том, будут ли они гарантировать конфиденциальность.

Яндекс.Метрика