Почему так важно сделать чеки на гостиницу будучи в командировке

Для того чтобы гостиница могла нормально функционировать в рамках существующего законодательства, она обязана иметь отлаженный и чёткий документооборот. Ведь работа гостиницы основывается на предоставлении определённых услуг и построении взаимоотношений с клиентами. Чтобы избежать множества конфликтных ситуаций, все отношения в системе «клиент-гостиница» должны быть чётко зафиксированы. Перечень документов может отличаться в зависимости от типа хозяйствования, который выбирает себе гостиница.

Для заказа позвоните!

тел.8(966) 151-90-90

Или оформите Онлайн-заказ (в правой стороне сайта →)

Категории документов на гостиницу

Любой отель может сделать чеки на гостиницу одной из двух категорий:

1) Регистрационные документы: устав гостиницы и все требуемые к нему документы, свидетельство о государственной регистрации и пр., которые требует местное законодательство.

2) Внутриорганизационные документы. Это достаточно обширная группа, которая включает разный перечень и состав документов, в зависимости от особенностей хозяйствования конкретного заведения. Документы данной группы затрагивают все сферы деятельности отеля. Это могут быть внутренние приказы, договора о сотрудничестве, спецификации, графики работ и пр.

В отдельную группу внутриорганизационных документов можно отнести документы на проживание в отеле. Они должны строго отвечать установленным требованиям на уровне страны, ведь именно их клиент предоставляет фирме в качестве отчётности о проживании в данном номере за определённую плату, сумма которой ему возвращается в виде командировочных.

Командировочные документы, которые выдаёт гостиница, или если вы хотите просто сделать чеки на гостиницу, также могут быть двух видов: первичные и вторичные.

— Первичные документы представлены бланками строгой отчётности (чеки на гостиницу или прочие бланки строгой отчётности). Чеки могут быть изготовленными исключительно на разрешённых, зарегистрированных контрольно-кассовых аппаратах. Это самый важный документ, так как несёт полную информацию о дате пребывания клиента в номере, сумме, которую он заплатил, названии гостиницы и пр.

— Вторичная документация представлена разными бланками, форму которых устанавливает сама гостиница.

Кроме документации, которую заведение выдаёт клиентам, отель должен иметь документацию, которая будет направленна на помощь в организации деятельности. Это гостевая книга, книга замечаний и предложений, книга кассира, книга учёта смены, журнал для жалоб, книга для бронирования номеров, прейскуранты и расценки.

Предназначение чеков на гостиницу

Большинство приезжих останавливаются в номерах отеля на время пребывания в командировке. Но многие предпочитают другие, более дешёвые места проживания, а потом ищут, где можно сделать чеки на гостиницу, которые нужны для отчётности. Действительно, чек — это не просто какая-то бумажка. Это официальный документ, который подтверждает факт оплаты гостиничного номера. Он нужен для того, чтобы клиент смог отчитаться за потраченные деньги на проживание.

Сделать чеки на гостиницу не просто, так как они имеют ряд особенностей. Первая это то, что состоят они из двух отдельных документов: кассового чека и формы 3-Г. В нём обязательно указывается название заведения, УНН продавца услуг, штамп и печать с датой.

Бумажные чеки наиболее востребованы среди госслужащих, которые часто ездят в командировки. После её окончания, такой сотрудник обязан предоставить чек в бухгалтерию, чтобы предприятие смогло перечислить на его счёт потраченные деньги. Наличие такого чека — это гарантия, что человеку выплатят средства, потраченные на номер в гостинице и подтверждения факта того, что он был в командировке. Поэтому сделать чеки на гостиницу для госслужащего — это дело первой важности.

Частные компании могут использовать другую схему. Они предварительно выделяют некую сумму денег, которая уже предусматривает питание, проезд и проживание в конкретном номере гостиницы. Но такую свободу действий дают чаще всего крупные фирмы, а маленькие поступают так, как госучреждения, требуя от сотрудника чек, который бы подтвердил сумму, потраченную во время командировки и факт пребывания там.

Гостиничные чеки могут выдавать только сотрудники гостиницы. Процедура эта быстрая и не хлопотная. Но иногда случается так, что человек теряет чек, а деньги вернуть за поездку нужно. В такой ситуации есть только один выход — обратиться в компанию, которая предлагает сделать чеки на гостиницу за определённую плату. Риск в данной ситуации, конечно же, есть, ведь способ этот не совсем законный. Но такие компании гарантируют подлинность документа и просят не большую сумму за изготовление такого чека.

Яндекс.Метрика