Гостиничный чек — официальный отчетный командировочный документ, подтверждающий действительность оплаты за проживание на территории отеля. Он необходим для того, чтобы человек мог на рабочем месте отчитаться перед бухгалтерией за использованную сумму денег, которая в качестве оплаты вносится за комнату.
Внешне гостиничные чеки отличаются от товарных или кассовых. В их основе лежит несколько документов: форма 3Г и кассовый чек. Стоит отметить тот факт, что в случае необходимости сотрудники отеля могут выдать акт проведенных работ или счет-фактуру.
В гостиничном чеке в обязательном порядке должны быть указаны адрес проживания человека, находящегося в командировке, дата и печать, подтверждающая действительность документа.
Чеки, выдаваемые в гостиницах, очень полезны государственным служащим. После поездки они, предоставив данный документ в бухгалтерию, получат потраченную суму денег. Для сотрудников государственных компаний именно гостиничный чек является гарантом возвращения потраченных денежных средств. Помимо этого, некоторые руководители считают чеки подтверждением того, что человек действительно отправлялся по делам в рабочую командировку.
Что касается частных компаний, то они используют несколько другую тактику. Они перед поездкой выдают определенную денежную сумму своим сотрудникам. А вот рабочие могут немного схитрить, выбрав гостиничный номер подешевле. Такой подход позволяет им сэкономить некоторую сумму денег. Но такое положение дел характерно только для крупных компаний. Более мелкие частные организации придерживаются такого же варианта развития событий, как и государственные.
Иногда возникает такая неприятная ситуация, как потеря чека. Если он утерян недалеко от гостиничного номера, то ситуацию можно решить за короткий промежуток времени. Но в случае потери гостиничного чека в поезде или на вокзале по приезду в родной город, ситуация усложняется. В этом случае можно купить чеки на гостиницу, обратившись в компанию, которая занимается их изготовлением. Стоит отметить то факт, что данный метод является противозаконным, поэтому прибегать к нему безосновательно не стоит. Но если ситуация сложилась таким образом, что без их помощи не обойтись, то можно и воспользоваться их услугами.
Нужно сказать, что купить чеки на гостиницу желают не только те люди, которые их потеряли, но и те, которые вообще не были в командировке. Предоставив своему руководителю чек, они могут подтвердить свое присутствие на рабочем месте.
Покупка чеков действительно существенно облегчает поездку в командировку и при умном подходе к делу позволяет остаться в плюсе.