Почему фирмы заставляют своих работников предоставлять большое количество чеков о тратах в командировках? Ответ очень прост – их строго
проверяют налоговые службы. И если хотя бы чего-то не хватит в учете, то отвечать будет руководство работника. Последствия могут быть самыми плачевными, поэтому к командировочным чекам абсолютно везде относятся с нереальным трепетом, за ними следят и их требуют со всех.Сама компания может оформить небольшое количество бумаг, но они настолько неприглядные, что не имеют значения. Отчет и документы о проживании в гостиницах, отелях и мотелях – это самая важная часть командировочного процесса. Утеря пакета приносить не только головную боль, но и возможное увольнение. Поэтому отнестись к этому процессу нужно с максимальной ответственностью.
Так что же такое справка о проживании?
Это документ, который подтверждает ваше нахождение в гостинице в определенный период времени. То есть, руководство знает, что вы воспользовались предоставленными услугами и были в командировке. Уже спустя несколько месяцев, налоговики понимают, что компания не отмывает деньги через командировочные чеки. Что работники фирмы действительно ездят и живут в гостиницах, оплачивают питание и услуги.
Визуально документ небольшой и имеет все необходимые знаки, которые подтверждают его принадлежность к определенной гостинице. В нем указан период пребывания работника внутри отеля, а также, какими услугами он пользовался. Вы сможете найти на нем и итоговую сумму, которую высчитывают до последней копейки. Если компания выделила вам деньги только на проживание и еду, то платить за глажку костюма вы будете со своего кармана.
Сколько есть времени у сотрудника?
На все ему отводиться всего 3 дня после возвращения из поездки, поэтому времени в обрез. Если документы утеряны, нужно быстро предпринимать какой-то шаг по восстановлению. Звонить в гостиницу самостоятельно или все-таки сказать о возникшей проблеме боссу. Если у вас с ним хорошие отношения, то он оценит такую искренность и поможет вам. В другом случае, проблема действительно серьезная.
Большинство гостиниц отказываются восстанавливать справки о проживании. Тут дело в простой трате времени, зачем им этим заниматься? А так как, огромное количество работников теряют справки о проживании в отеле, им просто нет никакого дела. В авансовый расчет о командировочных расходах входит:
- Нужно предоставить руководству все документы, которые подтверждают ваши расходы. От проживания в гостинице, до пользования услугами бензоколонок;
- Задание, которое выдается руководством до поездки и все этапы его прохождения;
- Обязательно! Удостоверение того, что вы были в гостинице в определенный период времени. Именно к этому пункту относятся с очень большой скрупулезностью;
- Все расходы, которые были осуществлены во время проживания в гостинице, отеле или мотеле. Учитывается практически все.