Как подтвердить командировочные расходы?

msk-chek.ru

В командировке — то есть поездке работника по служебному поручению вне места постоянной работы — человек несет определенные расходы. Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен подтвердить командировочные расходы, к которым относятся:

  • оплата проезда на объект и по месту командировки;
  • наем жилого помещения, как номера в гостинице, так и съемной квартиры или комнаты;
  • услуги прачечной;
  • суточные — расходы, которые возникают дополнительно в связи с нахождением вне постоянного места жительства;
  • при выезде за границу оплачиваются расходы на оформление заграничных документов, провоза багажа, обмена валюты;
  • посещение тематических мероприятий, которые связаны со сферой деятельности командировочного;
  • страховой полис, если он необходим;
  • иные расходы, которые работодатель может компенсировать по своему усмотрению (например, оплату сотовой связи, вызов и проезд на такси и пр.).

Что представляют собой документы по командировочным расходам?

Питание в командировке не возмещается, так как суточные предполагают компенсацию этих затрат.

Как это оформляется документально?

В последние несколько лет отменено обязательное оформление командировочного удостоверения. Соответственно, отменены и такие документы, как командировочное задание и отчет по его выполнению. После их отмены только проездные документы определяют срок пребывания работника в отъезде по служебным делам. Но в отдельных случаях к документам прикладывается также служебная записка и отчет по оплате бензина, путевые листы и пр.

Опустим то, что в организации должно быть Положение о командировках, что работодатель принимает решение о направлении работника в командировку с указанием срока — это касается в большей степени документооборота организации, а не самого работника. Остановимся на том, что такое авансовый отчет о командировке, после которого работодатель принимает решение о компенсации ему понесенных в командировке расходов.

Авансовый отчет

Его работник предоставляет не позднее трех дней после возвращения из командировки. В него входят подтверждающие расходы документы:

  • бланки строгой отчетности;
  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • билеты и посадочные талоны;
  • прочие документы.

Требования к проездным документам

Подтверждением транспортных расходов является билет на автобус, железнодорожный билет, а также авиатранспорт, к билету на самолет обязательно прикладывается посадочный талон. Если поездка осуществлялась на собственном автотранспорте, то предоставляются путевые листы и чеки ГСМ одновременно со служебной запиской установленной формы.

Если работодатель допускает оплату расходов на проезд на такси, то у водителя автомашины следует попросить квитанцию на оплату услуг и заказ-наряд.

Оплата проживания в командировке

Документальное оформление и учет командировочных расходов на проживание рассматриваются бухгалтерией особенно тщательно, ведь именно они составляют основную статью расходов. В документы для отчета входят квитанции, гостиничные чеки, бланки строгой отчетности (с выделенным НДС и реквизитами), которые администрация отеля может разработать самостоятельно. Некоторые дополнительные услуги также можно прилагать к отчетности, но не все. Так, не компенсируются следующие расходы:

  • питание;
  • посещение сауны или бассейна в гостинице;
  • обслуживание в номере;
  • поход в фитнес-зал и пр.

Суточные

Они начисляются бухгалтерией по предоставлению работником квитанции на проживание в Москве или ином городе. Размер суточных обычно определен в локальном нормативном акте организации или же в коллективном договоре.

Как рассчитываются суточные?

  • Высчитываются суточные в соответствии с количеством дней, которые сотрудник провел в командировке, начиная с момента его отправки к месту назначения и заканчивая днем прибытия на рабочее место.
  • Учитываются дополнительные затраты, возникшие в пути или по месту командировки, и могут быть подтверждены квитанциями и чеками. Если такие расходы были необходимы, то потраченные средства также возвращаются сотруднику.
  • Сверхурочные – выплачиваются за праздничные или выходные дни, если таковые выпадают на время командировки.

По возвращению из поездки, командировочный должен в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет, проездные документы, квитанции, кассовые чеки и пр. бумаги.

В каких случаях командировочный предпочитает купить отчетные документы?

Существует несколько ситуаций, которые не позволяют командировочному получить или предоставить бухгалтеру нужную документацию:

  • если сотрудник решил сэкономить на расходах и немного подработать на командировочных – проживал у родственников или знакомых, снимал место в хостеле или угол в квартире;
  • если владелец гостиницы не подчиняется законодательству и не указывает все свои доходы в налоговой декларации, поэтому и выдает гостиничные квитанции и пр. документы не всем проживающим;
  • если у командировочного были украдены документы, либо он их потерял.

Во всех этих случаях ни о каком возвращении расходов не может быть и речи. Исправить ситуацию поможет наша компания, которая изготовит полный пакет документов или отдельные бумаги в самые сжатые сроки. Это поможет избежать неприятного разговора с начальством, получение штрафа, а то и увольнения, обеспечит полную компенсацию потраченных средств.

Почему с нами выгодно работать

Мы изготавливаем настоящие документы – подтверждение командировочных расходов, которые имеют формат, используемый той или иной гостиницей в 2019 году, обязательно вносятся в книгу учета и реестр, всегда проходят бухгалтерскую и налоговую проверку. Если бухгалтер или налоговый инспектор потребуют подтверждения документации, то в короткие сроки организация получит заказное письмо с ответом, заверенным печатью отеля и реальной подписью управляющего гостиницей. Проверить подлинность документов можно и на специализированном сайте.

Кроме того, сотрудничество с нами имеет следующие преимущества:

  • сжатые сроки исполнения заказа – один день или даже пара часов;
  • бесплатная доставка бумаг к станции метро, дешевая – по указанному адресу;
  • полная конфиденциальность сведений о заказчике;
  • цены, доступные для клиентов с любым доходом;
  • предоставление скидок для постоянных заказчиков;
  • никакой предоплаты, услуга оплачивается при получении документации.

Заказать документы о подтверждении расходов на командировку можно по телефону, или заполнив форму на нашем сайте, отослав СМС. В заявке клиент должен указать личные данные – ФИО, дату и время заезда/выезда из отеля, наименование последнего, стоимость проживания в сутки.