Обзор основных требований к командировочным чекам

msk-chek.ru

Командировочные чеки представляют собой обязательный атрибут каждой командировки. Они могут оплачивать не только отели, но и питания, а также услуги бензина и так далее. В другом случае, работнику нужны деньги, но зачем делать себе проблемы? Любая уважающая себя компания, выдает своим работникам командировочные чеки, которыми они могут воспользоваться в том или ином городе.

Что входит в список отчета о командировке

Чеки еще называют компенсацией, ведь они позволяют работнику не тратить реальных денег. Конечно, если он хочет воспользоваться более комфортным отелем, то может легко потратиться из своих личных средств. Но таким образом можно легко избавиться от всех денег, которые заработал в командировке. Поэтому обычно, командировочные чеки используются незамедлительно.
В список того, что компенсирует компания, может быть очень большим. Но есть и одно но – по приезду, работник должен представить развернутый отчет о том, как он воспользовался предоставленными льготами. Этот список может меняться и иметь дополнения, но по стандарту, в него всегда входит:

  1. Квитанция, которая говорит о том, что работник оплатил проживание в гостинице. Выписываются в двух формах – ЗГ или ЗГМ;
  2. Чек, которые показывают, где и как питался работник;
  3. Бытовые чеки и оплата аналогичных услуг;
  4. Автостоянка и автосервис – еще две популярные разновидности услуг, на которые компания выдает чеки.

Основная проблема заключается в том, чтобы не утерять ни один из чеков и документов. Ведь по приезду работник должен отчитываться перед своим руководством и предоставлять доказательства пользования услугами. Все бумаги из вышеописанного списка должны быть помещены в бухгалтерию, где далее будут скрупулезно проверяться. Поэтому часто возникают случаи, когда работник случайно теряет одну из них.

Что же делать при утере?

Выполнить отчетность невозможно, если хотя бы один документ утерян. Но это очень популярная причина, ведь все мы люди. Можно просто забыть или даже повредить бумагу. Еще одна проблема заключается в том, что администрация заведений, в которых побывал работник во время командировки, скорее всего, откажет в восстановлении. В другом случае, они могут потребовать определенную сумму за создание нового пакета данных.
Доказать тот факт, что вы утеряли документы своему руководству практически невозможно. Бухгалтера тоже не особо печалятся за судьбу тех, кто утерял документы. Ваши командировочные чеки должны быть:

  1. Целыми и невредимыми. Никаких надорванных частей и пятен, чтобы можно было точно разобрать написанное;
  2. Иметь все обозначения гостиной, в которой вы побывали. Эти чеки не выглядят как простая бумага, поэтому их легко распознать и практически невозможно подделать;
  3. Должны быть в необходимом количестве, поэтому пользуйтесь всеми услугами, которые вам предоставляет компания.

Подделать чек практически невозможно, поэтому нужно хранить их как нечто очень ценное и постоянно проверять наличие этих бумаг пока вы в командировке.