Полезные советы при командировке

msk-chek.ru

Командировки являются неотъемлемой частью рабочей жизни каждого делового человека. Кому-то приходится бывать в бизнес-поездках очень часто, а кому-то такая возможность предоставляется только раз или два в жизни. В любом случае для того, чтобы командировка прошла успешно и эффективно, необходимо позаботиться о комфортном и удобном временном жилье, то есть о гостинице, и не важно, насколько долго это станет вашим временным домом, один день или несколько недель, к выбору отеля надо подойти внимательно.

Полезные советы при командировке

Если у вас небольшой опыт командировок, и в вашей компании нет специального персонала, который занимается поиском и бронированием гостиниц для своих сотрудников, предлагаем воспользоваться некоторыми советами. Они помогут вам выбрать оптимальное для вас проживание в деловой поездке:

  • Для начала узнайте бюджет, который ваша организация выделяет на проживание своих сотрудников в бизнес-поездках, после этого воспользуйтесь популярными в сети Интернет сайтами, где есть описание и стоимость номеров гостиниц практически любого города мира.
  • При выборе отеля обратите внимание на его месторасположение, это может быть деловой центр или окраина города, а может быть и промышленная зона. По данному критерию однозначного совета дать нельзя, поскольку выбор месторасположения завит от целей вашей поездки. Если, к примеру, вы едете на приемку новой партии продукции на завод партнера, то смысла селиться в центре города нет, поскольку утром и вечером вам придется добираться до промышленной зоны несколько часов, что достаточно изнурительно.
  • Если цель вашей поездки – переговоры с деловыми партнерами, инициатором которых является ваша сторона, то при выборе отеля изучите карту города на предмет наличия поблизости ресторанов или презентабельных кафе, куда вы можете пригласить на встречу представителей другой компании для обсуждения деловых вопросов.
  • Также стоит узнать о наличии рядом с гостиницей недорогих столовых или других заведений общепита уже для себя, поскольку обычно в стоимость номера входит только завтрак, а вот обедать и ужинать вам придется на собственные средства. Обычно сумма суточных расходов, выдаваемая сотруднику в командировке, невелика, а цены в ресторане отеля, при его наличии, достаточно высокие, поэтому данная рекомендация поможет вам существенно сэкономить.
  • Не менее важным пунктом при выборе гостиницы для делового человека является наличие в свободном доступе Wi-Fi, поскольку зачастую в номере вам придется использовать ноутбук, планшет или мобильный телефон с доступом в интернет для работы и связи со своим руководством. А если вы работаете с бумагами, то и наличие в номере рабочей зоны со столом и креслом, несомненно, будет большим плюсом.
  • Если в командировку вы отправляетесь на собственном автомобиле или планируете взять машину в аренду по прибытии в другой город или страну, узнайте, есть ли при отеле парковка.
  • При заказе билетов на поезд или самолет, чтобы добраться до нужного вам места бизнес поездки, вам нужно будет оптимально подобрать время вылета (отбытия) и прилета (прибытия) в соответствии со временем check-in (час заселения) и check-out (час выезда из номера) отеля. Поэтому данную информацию вам надо выяснить при бронировании номера заранее.
  • Когда вы определились с отелем или гостиницей, перед оплатой бронирования имеет смысл позвонить туда и уточнить, какую документацию они предоставляют своим постояльцам при необходимости подтверждения своего там пребывания в определенный период. Это могут быть гостиничные чеки, ваучеры, счета или любая форма отчетности, которую каждая гостиница разрабатывает сама. Главное перед бронью номера удостоверится у сотрудника бухгалтерии своей компании, что данная форма содержит всю необходимую информацию для авансового отчета, который вам необходимо будет сдать по прибытии из командировки.

Вышеизложенные рекомендации помогут вам с выбором оптимальной гостиницы или отеля для вашей служебной поездки. Главное помните, что после тяжелого трудового дня вам захочется провести вечер в комфортном номере или прогуляться и посмотреть достопримечательности нового города, поэтому даже в командировке не стоит забывать и об отдыхе.