Документы для командировки

Чтобы сотруднику, который едет в командировку, были возмещены денежные средства, потраченные на оплату проезда, проживания, нужно иметь документы для подтверждения командировки. Оформление командировочных документов должно быть выполнено правильно, в противном случае, после подачи их в бухгалтерию по месту работы, у руководства могут появиться неприятные вопросы или будет не полностью выполнена компенсация.

документы для оформления командировки

Необходимые командировочные документы

Только при наличии определенных бумаг командировка сотрудника может считаться полностью законной, что позволит по ее окончанию претендовать на компенсацию командировочных расходов. Поэтому руководитель предприятия, бухгалтерия обязательно должны оформить следующие документы для командировки:

  • Приказ, в котором указывается место проведения командировки, ее сроки, основная цель, направление. Важно предварительно ознакомиться с приказом, и, если все устраивает, ставить под текстом свою подпись. Приказ готовится на специальном бланке, который утвержден на государственном уровне. В отдельных случаях форма может заполняться в свободной форме.
  • Служебная записка. Ее наличие особенно важно, если поездка будет осуществляться на своем автомобиле, либо во время командировки потребуется использовать для поездок такси или оформлять аренду автомобиля.
  • Путевой лист. Необходим для оформления командировки во всех случаях, если сотрудник во время служебной поездки будет пользоваться собственным автомобилем. Указывается государственный номер машины, личные данные владельца, пункт назначения, цель поездки.
  • Авансовый отчет. Применяется, если необходимо подтверждать командировочные услуги. Обязательно необходимо прикрепить чеки и квитанции затрат, которые были понесены во время поездки. Денежные средства возвращаются только те, без которых в командировке сотрудник обойтись не мог.
  • Табель. Ведется с момента отправки сотрудника компании в рабочую поездку. В нем указываются дни, проведенные в поездке. Выходные и рабочие дни отмечаются разными цифрами, буквами.
  • Журнал для проведения учета персонала, который отбывает в командировку. Данный документ используется только в том случае, если нормативный акт предприятия обязывает иметь его в наличии.

Как происходит оформление командировочных документов

Процедура осуществляется в несколько этапов:

  1. Подготавливается приказ, где прописывается ФИО сотрудника, которого отправляют в командировку, табельный номер, занимаемая должность с указанием подразделения, цель поездки и место, куда он направляется. К приказу прилагается документация, подтверждающая цель командировки.
  2. Работодателем приобретаются билеты для сотрудника, бронируется номер в гостинице.
  3. Сотрудник подписывает приказ об отправлении его в командировку.
  4. Перед самым выездом работник получает суточные, которые подсчитываются по определенным тарифам, но также могут превышать нормы. Средства сверх нормы зачисляются в бюджет НДФЛ. Суточные могут быть потрачены на проезд, питание, проживание в квартире посуточно или гостиничном номере. После получения денежных средств работник расписывается в соответствующей ведомости.
  5. Зарплата начисляется по месту основной трудовой деятельности и представляет собой средний заработок, умноженный на количество дней, которые работник провел в командировке.
  6. По прибытию сотрудник составляет финансовый отчет, сдает в бухгалтерию документы, подтверждающие командировку. Отчетностью являются кассовые и гостиничные чеки, билеты, квитанции, путевой лист на автомобиль. Если сотрудник отправлялся за границу, то прилагается ксерокопия страниц загранпаспорта, где таможней были сделаны специальные пометки.

Где можно недорого сделать документы, подтверждающие командировку

Довольно часто в рабочих поездках люди стараются сэкономить на проживании, пользуются не самыми дорогими услугами, проживают на съемных квартирах или у родственников, а разницу в ценах используют на свои нужды. Бывают случаи, когда в небольших частных отелях отказываются оформлять нужные документы либо бумаги утрачиваются.

Чтобы удачно закрыть поездку, получить компенсации, нужно предоставить в бухгалтерию профессионально составленные отчетные документы, которые подтверждают нахождение в командировке. Где их взять? Ответ прост – купить.

Обратившись в нашу компанию, вам будут предоставлены необходимые отчетные документы с подписями и мокрой печатью, названием гостиницы, датой въезда и выезда, количеством дней, гостиничный чек. Все данные будут полностью реальны, соответствовать требованиям, занесены в государственный реестр. Бухгалтер или руководитель предприятия всегда могут позвонить в гостиницу и убедиться, что данный человек действительно проживал в ней и сколько дней – менеджеры гостиницы обязательно подтвердят информацию. Сотрудничая с нами, можно рассчитывать на:

  • предоставление качественной услуги;
  • отсутствие ошибок при составлении бумаг;
  • индивидуальный подход;
  • конфиденциальность;
  • оперативность выполнения услуги;
  • профессионально организованную доставку.

Доверяя оформление документов для отчета по командировке сотрудникам нашей компании, можете рассчитывать на официальное подтверждение. Все бумаги грамотно оформляются, поэтому документы не вызовут лишних вопросов, а денежные средства будут выплачены в полном объеме.

Мы принимаем заявки на изготовление документов любой формы – от гостиничных чеков до бумаг, которым требуется законодательная регистрация.


Статьи по теме: